Administrar uma empresa exige o controle de diversas áreas e a tomada de decisões estratégicas para fazer o negócio prosperar. Entre as inúmeras demandas, uma boa administração da Folha de Pagamento é fundamental para o sucesso do negócio.
Afinal, além de tratar-se de uma obrigação legal da empresa, a Folha de Pagamento tem funções operacional, contábil e fiscal. Espelhando a remuneração de cada funcionário em todos os seus detalhes, é de extrema relevância para os controles financeiro e fiscal do negócio. Além disso, pode evitar futuras complicações com processos trabalhistas, entre outros.
Então, confira como é composta e calculada uma Folha de Pagamento. E veja também algumas dicas para fazer uma melhor administração financeira da Folha de Pagamento da sua empresa.
– O que deve constar na Folha de Pagamento?
A elaboração da Folha de Pagamento e a entrega dos recibos de pagamento (holerite) aos funcionários são atividades obrigatórias para todos os tipos de empresas. Mas não existe um modelo oficial para a elaboração da Folha de Pagamento.
O documento pode ser feito conforme os critérios da empresa, desde que não prejudique nenhum ponto de vista legal, incluindo todos os registros financeiros de cada um dos colaboradores.
Obrigatoriamente, a Folha deve conter: o valor do salário de contratação do funcionário; a frequência (faltas, atrasos e afastamentos); os descontos com encargos, impostos e benefícios legais; além da forma de pagamento e da data em que o valor estará disponível.
Todos esses fatos devem ser expressos em valores numéricos, com os devidos códigos, referências e percentagens. Por isso, a Folha de Pagamento é um documento contábil extremamente técnico e o ideal é que seja desenvolvida por especialistas da área. Em todo caso, entenda melhor como esse documento é elaborado passo a passo:
– Passo a passo para elaboração da Folha
1 - Classificação do funcionário
O primeiro passo para a elaboração da Folha de Pagamento é registrar o código de classificação de cada colaborador conforme sua categoria.
A categoria do funcionário define a classificação da atividade/função exercida. Além disso, cada categoria é regulamentada por uma Convenção Coletiva, que determina normas base para o cálculo de outros valores da Folha (como INSS, FGTS, etc.).
2 - Análise das horas de trabalho
O próximo passo é observar a folha de ponto de cada funcionário, analisando as horas trabalhadas, as horas extras, as jornadas remuneradas, assim como os atrasos, as faltas e os afastamentos. Os devidos registros devem ser feitos na Folha de Pagamento.
> Atrasos e faltas
Ausências justificadas podem ser abonadas, como em caso de apresentação de atestado médico, por exemplo. Caso não haja justificativa válida, o desconto será feito do pagamento bruto do colaborador.
> Insalubridade e outros proventos
Funcionários expostos a riscos de saúde ou a ambientes com altos graus de periculosidade podem receber até 40% a mais, dependendo do grau de insalubridade a que estão sujeitos. É preciso incluir na Folha esse tipo de adicionais, assim como comissões, adicionais noturnos, etc.
3 - Desconto de encargos e impostos
> INSS
Para assegurar os benefícios mensais em prol da futura aposentadoria dos colaboradores, devem ser contabilizados na Folha de Pagamento, os descontos referentes à Previdência Social.
A porcentagem a ser descontada de cada trabalhador é diferenciada de acordo com as faixas salariais e para algumas categorias de empregados. Consulte as alíquotas incidentes em cada caso, de acordo com as Tabelas da Previdência Social.
> IRRF
O Imposto de Renda Retido na Fonte é a parte do desconto tributada ao governo, mensalmente. O valor descontado depende de uma Base de Cálculo = salário bruto –contribuição para INSS –pensão alimentícia –número de dependentes x 189,59. A partir dessa base de cálculo, o trabalhador paga o imposto referente à faixa em que se localize, variando as alíquotas de 7,5% a 27,5%, conforme tabelas disponibilizadas anualmente pela Receita Federal (consulte aqui). O IRRF descontado do trabalhador é = base de cálculo x alíquota – dedução.
> Contribuição sindical
Os descontos referentes aos sindicatos são variados, conforme a categoria de cada funcionário. Alguns são obrigatórios e outros não. Vale consultar um especialista contábil para saber quais os descontos válidos para cada categoria.
4 - Cálculo do FGTS
O FGTS não deve ser descontado do trabalhador. Mas a empresa é obrigada a depositá-lo até o dia 07 de cada mês. E a operação deve fazer parte dos cálculos da Folha de Pagamento.
A contribuição serve para amparar o trabalhador em caso de demissão, doenças ou para a compra da casa própria, por exemplo. E o valor é correspondente a 8% da remuneração do funcionário.
5 - Dedução de benefícios legais
> Vale transporte
De acordo com a CLT, a empresa deve conceder o Vale-transporte, independente da distância que o funcionário percorra entre residência-trabalho, utilizando-se do transporte público. O desconto no salário bruto do funcionário é de até 6%, conforme a legislação. O restante é responsabilidade da empresa. O funcionário deve informar a condução que utiliza e autorizar o desconto em Folha.
> Outros descontos
A empresa pode oferecer outros benefícios aos trabalhadores, como Vale-refeições, planos de saúde e/ou odontológicos, adiantamentos de salários, etc. Os descontos variam de acordo com os salários e programas, devendo constar na Folha de Pagamento.
– Como manter o controle financeiro da Folha de Pagamento?
> Apoio especializado
A elaboração e o cálculo mensal da Folha de Pagamento exigem conhecimentos específicos, envolvendo leis trabalhistas e noções de matemática financeira no ramo da contabilidade. Por isso, é de grande valia o apoio de profissionais especializados - tanto de RH quanto de contabilidade.
É claro que é importante para o administrador ter o seu próprio controle sobre o pagamento dos colaboradores. Mas a elaboração da Folha vai muito além disso.
Dessa forma, à medida que a empresa cresce, tende a ser necessário contratar profissionais especializados ou terceirizar o serviço, contando com o auxílio de profissionais de confiança, informados sobre os prazos de cada tributo e prontos para lidar com todo o volume de dados de cada funcionário.
> App’s de controle
Para ter melhor controle geral, os gestores também podem contar com softwares para elaboração da Folha de Pagamento e com aplicativos de gestão para uso em smartphones ou tablets, como o Bling, o Conta Azul ou o Qipu.
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> Reserva financeira
Além de contar com apoio especializado e ferramentas de gestão específicas, também é importante manter um bom acompanhamento do quadro de funcionários, das horas trabalhadas e das mudanças ocorridas. Isso ainda inclui fazer uma previsão de gastos recorrentes e manter uma reserva financeira destinada aos pagamentos de férias, 13º salário e FGTS dos funcionários.
Segundo especialistas, você pode calcular o investimento mensal a ser feito nessa poupança incluindo, para cada colaborador:
– 1/3 do salário bruto do funcionário dividido por 12 meses, relativos às férias;
– 1/12 do salário bruto do funcionário, relativo ao 13º;
– 8% do salário bruto dividido por 12 (para o FGTS do 13º) + 8% sobre 1/3 do salário divido por 12 (para o FGTS das férias) + 4% sobre o salário dividido por 12 (para multa do FGTS rescisório em caso de dispensa sem justa causa).
Criar uma conta separada para o pagamento de salários e a reserva financeira desses benefícios também é uma boa dica de controle.
Melhor ainda se você optar por abrir sua conta em uma instituição financeira que ofereça taxas de juros menores e mais vantagens para sua empresa, como é o caso das cooperativas de crédito. Saiba mais aqui e aqui.
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